Privacybeleid

Dit beleid is van toepassing op:

• Gebruikers van onze website;
• Contactpersonen bij (potentiële) klanten en partners;
• Gebruikers van onze software en mobiele applicaties;
• Personen van wie gegevens door onze klanten in onze software worden ingevoerd (zoals huurders, verhuurders, eigenaren, medewerkers of inspectiecontactpersonen).

Dit beleid is niet van toepassing op rechtspersonen, maar alleen op natuurlijke personen.

3.1 Wanneer Chapps verwerkingsverantwoordelijke is

Wij verwerken gegevens in eigen naam en voor eigen doeleinden, o.a. voor:

• Websitebeheer;
• Marketing en communicatie naar leads en klanten;
• Customer Relationship Management (CRM);
• Technische ondersteuning;
• Contractadministratie;
• Analyse en verbetering van onze diensten;
• Beveiliging van onze systemen.

3.2 Wanneer Chapps verwerker is

Wanneer onze klanten persoonsgegevens invoeren in onze SaaS-toepassingen (zoals inspectieplatformen), verwerken wij deze uitsluitend in opdracht van, en volgens de instructies van, de klant. In dat geval:

• is de klant de verwerkingsverantwoordelijke;
• is Chapps de verwerker.

Wij verwerken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden.

Afhankelijk van het contactmoment, de diensten en onze rol verwerken wij mogelijk:

4.1 Gegevens van websitebezoekers

• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Gedragsinformatie (pagina’s, tijdstippen, klikgedrag)
• Cookie-informatie (via Google Analytics 4)

4.2 Gegevens van leads, klanten en partners

• Naam
• Functie
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam
• Correspondentie
• Afspraken en contactgeschiedenis (HubSpot)

4.3 Gegevens van gebruikers van onze SaaS-applicaties

• Naam, login-gegevens
• E-mailadres
• Rol en accountinstellingen
• Activiteitslogs (veiligheid en troubleshooting)

4.4 Gegevens die klanten invoeren in onze applicaties

Dit kan o.a. omvatten:

• Naam en contactgegevens van huurders of bewoners
• Adresgegevens
• Inspectiegegevens, foto’s, notities
• Andere info die de klant invoert

In deze context zijn wij uitsluitend verwerker.

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst

• Aanmaken en beheren van accounts
• Verlenen van technische ondersteuning
• Levering van onze softwarediensten

5.2 Gerechtvaardigd belang

• CRM-beheer
• Analyse en optimalisatie van onze software en website
• Beveiliging en fraudepreventie
• B2B-marketing naar bestaande klanten en prospects

5.3 Toestemming

• Nieuwsbrieven
• Cookie-based analytics
• Vrijwillige formulieren op de website

5.4 Wettelijke verplichting

• Boekhouding en facturatie
• Bewaarplicht voor bepaalde administratieve documenten

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die ze nodig hebben om onze diensten uit te voeren, zoals:

• Cloud hosting: Accenture (België)
• CRM en marketing automation: HubSpot
• Facturatie: Teamleader
• Online betalingen: Stripe, Mollie
• Supportplatform: Freshdesk (Freshworks)
• Analytics: Google Analytics 4
• Productie, logging, issue-tracking: Atlassian (Jira, Confluence)
• E-mail en kantoorsoftware: Microsoft 365

Wij sluiten met al deze partijen verwerkersovereenkomsten af.

Wij geven persoonsgegevens enkel door buiten de EER wanneer dit strikt noodzakelijk is en met toepassing van wettelijk passende waarborgen (zoals Standard Contractual Clauses).

Een volledige lijst van sub-verwerkers is op aanvraag verkrijgbaar.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Gehoste infrastructuur in België bij Accenture
• Encryptie in transit (TLS) en at rest
• Sterke toegangsbeveiliging met MFA
• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)
• Logging en monitoring
• Back-ups en failoverprocedures
• Regelmatige patches en updates
• Beperkingen op datatoegang per functie
• Interne procedures voor veilige softwareontwikkeling

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Voorbeelden:

• CRM en marketing: max. 3 jaar na laatste contact;
• Contractgegevens: bewaarplicht van 7 jaar;
• Supporttickets: 2 jaar;
• Accountgegevens: tot 60 dagen na beëindiging van een contract;
• Gegevens die klanten invoeren: volgens instructies van de klant (Chapps is verwerker).

Betrokkenen hebben de volgende rechten:

• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op wissing
• Recht op beperkte verwerking
• Recht op overdraagbaarheid
• Recht op bezwaar
• Recht om toestemming in te trekken

Wanneer Chapps als verwerker optreedt, moeten verzoeken rechtstreeks bij de verwerkingsverantwoordelijke (de klant) worden ingediend. Chapps ondersteunt de klant hierbij.

Verzoeken kunnen worden ingediend via:
privacy@chapps.com

Onze website gebruikt cookies voor:

• Functionele doeleinden;
• Statistische en analytische doeleinden (GA4);
• Optimalisatie van gebruikservaring.

Een gedetailleerde beschrijving staat in ons cookiebeleid.

Chapps hanteert een intern datalekprotocol.
In geval van een incident:

1. registreren wij het incident;
2. evalueren wij impact en risico;
3. informeren wij de klant indien wij als verwerker optreden;
4. melden wij indien wettelijk verplicht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België EU

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen.
De datum “Laatst bijgewerkt” bij sectie 1 – Algemeen geeft aan wanneer het document voor het laatst is aangepast.

Chapps NV

Maatschappelijke zetel:
Hoogstraat 152B
1600 Sint-Pieters-Leeuw
België EU

Exploitatiezetel:
Spaces Gare Maritime
Picardstraat 7 bus 100
1000 Brussel
België EU

E-mail:
privacy@chapps.com