Datenschutzerklärung

Diese Richtlinie gilt für:

• Nutzer unserer Website;
  Ansprechpartner bei (potenziellen) Kunden und Partnern;
  Nutzer unserer Software und mobilen Anwendungen;
  Personen, deren Daten von unseren Kunden in unsere Software eingegeben werden (z. B. Mieter, Vermieter, Eigentümer, Mitarbeitende oder Kontaktpersonen für Wohnungsübergaben, Wohnungsabnahmen, Objekbegehungen, …).

Diese Richtlinie gilt nicht für juristische Personen, sondern ausschließlich für natürliche Personen.

3.1 Wenn Chapps Verantwortlicher ist

Wir verarbeiten Daten in eigenem Namen und für eigene Zwecke, unter anderem für:

• Websiteverwaltung;
• Marketing und Kommunikation mit Leads und Kunden;
• Customer Relationship Management (CRM);
• Technischer Support;
• Vertragsverwaltung;
• Analyse und Verbesserung unserer Dienstleistungen;
• Sicherheit unserer Systeme.

3.2 Wenn Chapps Auftragsverarbeiter ist

Wenn unsere Kunden personenbezogene Daten in unsere SaaS-Anwendungen (wie Inspektionsplattformen) eingeben, verarbeiten wir diese ausschließlich im Auftrag und gemäß den Anweisungen des Kunden. In diesem Fall gilt:

• Der Kunde ist der Verantwortliche;
• Chapps ist der Auftragsverarbeiter.

Wir verarbeiten diese Daten niemals für eigene Zwecke.

Abhängig vom Kontaktzeitpunkt, den genutzten Dienstleistungen und unserer jeweiligen Rolle verarbeiten wir möglicherweise folgende Daten:

4.1 Daten von Website-Besuchern

• IP-Adresse
• Browser- und Gerätedaten
• Verhaltensinformationen (besuchte Seiten, Zeitpunkte, Klickverhalten)
• Cookie-Informationen (über Google Analytics 4)

4.2 Daten von Leads, Kunden und Partnern

• Name
• Position/Funktion
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmensname
• Korrespondenz
• Termine und Kontaktverlauf (HubSpot)

4.3 Daten von Nutzern unserer SaaS-Anwendungen

• Name, Login-Daten
• E-Mail-Adresse
• Rolle und Kontoeinstellungen
• Aktivitätsprotokolle (Sicherheit und Fehlersuche)

4.4 Daten, die Kunden in unsere Anwendungen eingeben

Dies kann unter anderem umfassen:

• Namen und Kontaktdaten von Mietern oder Bewohnern
• Adressdaten
• Inspektionsdaten, Fotos, Notizen
• Weitere Informationen, die der Kunde eingibt

In diesem Kontext handeln wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

5.1 Erfüllung eines Vertrags

• Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten
• Bereitstellung technischer Unterstützung
• Lieferung unserer Softwaredienste

5.2 Berechtigtes Interesse

• CRM-Management
• Analyse und Optimierung unserer Software und Website
• Sicherheit und Betrugsprävention
• B2B-Marketing an bestehende Kunden und potenzielle Kunden

5.3 Einwilligung

• Newsletter
• Cookie-basierte Analysen
• Freiwillige Formulare auf der Website

5.4 Gesetzliche Verpflichtung

• Buchhaltung und Rechnungsstellung
• Aufbewahrungspflichten für bestimmte administrative Dokumente

Wir geben personenbezogene Daten nur an Parteien weiter, die diese zur Erbringung unserer Dienstleistungen benötigen, wie beispielsweise:

• Cloud-Hosting: Accenture (Belgien)
• CRM und Marketing Automation: HubSpot
• Rechnungsstellung: Teamleader
• Online-Zahlungen: Stripe, Mollie
• Supportplattform: Freshdesk (Freshworks)
• Analytics: Google Analytics 4
• Produktion, Logging, Issue-Tracking: Atlassian (Jira, Confluence)
• E-Mail und Office-Software: Microsoft 365

Mit all diesen Parteien schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge ab.

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann außerhalb des EWR, wenn dies unbedingt erforderlich ist und unter Anwendung gesetzlich angemessener Garantien (wie etwa Standardvertragsklauseln).

Eine vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage erhältlich.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

• Gehostete Infrastruktur in Belgien bei Accenture
• Verschlüsselung während der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand
• Starke Zugriffssicherheit mit MFA
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Logging und Monitoring
• Backups und Failover-Verfahren
• Regelmäßige Patches und Updates
• Zugriffsbeschränkungen je nach Funktion
• Interne Verfahren für sichere Softwareentwicklung

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich.

Beispiele:

• CRM und Marketing: maximal 3 Jahre nach dem letzten Kontakt;
• Vertragsdaten: gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren;
• Support-Tickets: 2 Jahre;
• Kontodaten: bis zu 60 Tage nach Beendigung eines Vertrags;
• Daten, die Kunden eingeben: gemäß den Anweisungen des Kunden (Chapps ist Auftragsverarbeiter).

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch
• Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen

Wenn Chapps als Auftragsverarbeiter handelt, müssen Anfragen direkt an den Verantwortlichen (den Kunden) gerichtet werden. Chapps unterstützt den Kunden dabei.

Anfragen können eingereicht werden unter:
datenschutz@chapps.com

Unsere Website verwendet Cookies für folgende Zwecke:

• Funktionale Zwecke;
• Statistische und analytische Zwecke (GA4);
• Optimierung der Nutzererfahrung.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Chapps verfügt über ein internes Protokoll für Datenschutzverletzungen.
Im Falle eines Zwischenfalls:

1. dokumentieren wir das Ereignis;
2. bewerten wir dessen Auswirkungen und Risiken;
3. informieren wir den Kunden, wenn wir als Auftragsverarbeiter handeln;
4. melden wir den Vorfall gegebenenfalls der Datenschutzbehörde, sofern gesetzlich vorgeschrieben.

Datenschutzbehörde Belgien (GBA-APD)
Drukpersstraße 35
1000 Brüssel
Belgien, EU

Telefon: +32 (0)2 274 48 00
E-Mail: contact@apd-gba.be

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen.
Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ in Abschnitt 1 – Allgemeines gibt an, wann das Dokument zuletzt geändert wurde.

Chapps AG

Sitz der Gesellschaft:
Hoogstraße 152B
1600 Sint-Pieters-Leeuw
Belgien, EU

Betriebsstandort:
Spaces Gare Maritime
Picardstraße 7 Bus 100
1000 Brüssel
Belgien, EU

E-Mail:
datenschutz@chapps.com