Politique de confidentialité

La présente politique s’applique aux :

• utilisateurs de notre site web ;
• contacts auprès de clients et partenaires (potentiels) ;
• utilisateurs de notre logiciel et de nos applications mobiles ;
• personnes dont les données sont saisies dans notre logiciel par nos clients (telles que locataires, bailleurs, propriétaires, employés ou personnes de contact pour les inspections).

Cette politique ne s’applique pas aux personnes morales, mais uniquement aux personnes physiques.

3.1 Lorsque Chapps est responsable du traitement

Nous traitons des données en notre propre nom et pour nos propres finalités, notamment pour :

• la gestion du site web ;
• le marketing et la communication auprès des prospects et des clients ;
• la gestion de la relation client (CRM) ;
• l’assistance technique ;
• l’administration contractuelle ;
• l’analyse et l’amélioration de nos services ;
• la sécurité de nos systèmes.

3.2 Lorsque Chapps est sous-traitant

Lorsque nos clients saisissent des données à caractère personnel dans nos applications SaaS (telles que des plateformes d’inspection), nous les traitons exclusivement pour le compte du client et conformément à ses instructions. Dans ce cas :

• le client est le responsable du traitement ;
• Chapps est le sous-traitant.

Nous ne traitons jamais ces données à des fins propres.

Selon le moment de contact, les services fournis et notre rôle, nous pouvons traiter les données suivantes :

4.1 Données des visiteurs du site web

• Adresse IP
• Données du navigateur et de l’appareil
• Informations comportementales (pages consultées, horaires, interactions)
• Informations issues des cookies (via Google Analytics 4)

4.2 Données des prospects, clients et partenaires

• Nom
• Fonction
• Adresse e-mail professionnelle
• Numéro de téléphone
• Nom de l’entreprise
• Correspondance
• Rendez-vous et historique des contacts (HubSpot)

4.3 Données des utilisateurs de nos applications SaaS

Nom, données de connexion
Adresse e-mail
Rôle et paramètres du compte
• Journaux d’activité (sécurité et dépannage)

4.4 Données saisies par les clients dans nos applications

Ces données peuvent notamment inclure :

• Nom et coordonnées des locataires ou occupants
• Données d’adresse
• Données d’inspection, photos, notes
• Toute autre information saisie par le client

Dans ce contexte, nous agissons exclusivement en tant que sous-traitant.

Nous traitons les données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :

5.1 Exécution d’un contrat

• Création et gestion des comptes
• Fourniture d’un support technique
• Prestation de nos services logiciels

5.2 Intérêt légitime

• Gestion de la relation client (CRM)
• Analyse et optimisation de notre logiciel et de notre site web
• Sécurité et prévention de la fraude
• Marketing B2B auprès de clients existants et de prospects

5.3 Consentement

• Newsletters
• Analyses basées sur les cookies
• Formulaires volontaires sur le site web

5.4 Obligation légale

• Comptabilité et facturation
• Obligation de conservation de certains documents administratifs

Nous ne partageons des données à caractère personnel qu’avec les parties qui en ont besoin pour fournir nos services, telles que :

• Hébergement cloud : Accenture (Belgique)
• CRM et marketing automation : HubSpot
• Facturation : Teamleader
• Paiements en ligne : Stripe, Mollie
• Plateforme de support : Freshdesk (Freshworks)
• Analyses : Google Analytics 4
• Production, journalisation, suivi des incidents : Atlassian (Jira, Confluence)
• E-mail et logiciels bureautiques : Microsoft 365

Nous concluons des accords de sous-traitance avec l’ensemble de ces parties.

Nous ne transférons des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) que lorsque cela est strictement nécessaire et uniquement avec les garanties légales appropriées (telles que les Standard Contractual Clauses).

Une liste complète des sous-traitants est disponible sur demande.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• Infrastructure hébergée en Belgique chez Accenture
• Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos
• Sécurisation renforcée des accès avec authentification multifacteur (MFA)
• Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC)
• Journalisation et surveillance
• Sauvegardes et procédures de basculement (failover)
• Correctifs et mises à jour réguliers
• Restrictions d’accès aux données selon les fonctions
• Procédures internes pour un développement logiciel sécurisé

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire.

Exemples :

• CRM et marketing : maximum 3 ans après le dernier contact ;
• Données contractuelles : obligation de conservation de 7 ans ;
• Tickets de support : 2 ans ;
• Données de compte : jusqu’à 60 jours après la fin d’un contrat ;
• Données saisies par les clients : conformément aux instructions du client (Chapps agit en tant que sous-traitant).

Les personnes concernées disposent des droits suivants :

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité
• Droit d’opposition
• Droit de retirer leur consentement

Lorsque Chapps agit en tant que sous-traitant, les demandes doivent être adressées directement au responsable du traitement (le client). Chapps assiste le client dans ce cadre.

Les demandes peuvent être envoyées à :
privacy@chapps.com

Notre site web utilise des cookies pour :

• des finalités fonctionnelles ;
• des finalités statistiques et analytiques (GA4) ;
• l’optimisation de l’expérience utilisateur.

Une description détaillée est disponible dans notre politique en matière de cookies.

Chapps applique un protocole interne en matière de violation de données.
En cas d’incident :

1. nous enregistrons l’incident ;
2. nous évaluons l’impact et le risque ;
3. nous informons le client lorsque nous agissons en tant que sous-traitant ;
4. nous effectuons une notification à l’Autorité de protection des données si la loi l’exige.

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique, UE

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité.
La date « Dernière mise à jour » dans la section 1 – Généralités indique la dernière révision du document.

Chapps SA

Siège social :
Hoogstraat 152B
1600 Sint-Pieters-Leeuw
Belgique, UE

Siège d’exploitation :
Spaces Gare Maritime
Rue Picard 7 boîte 100
1000 Bruxelles
Belgique, UE

E-mail :
privacy@chapps.com