Dienstbare Geister?

11.01.2019

Viele Apps preisen sich im Zuge der Digitalisierung als hilfreich bei Objektkontrollen und Wohnungsübergaben an – und scheitern oft in der Praxis. Was also sollten sie wirklich können?

Nach wie vor werden in Deutschland, wie übrigens auch in anderen Teilen Europas, Objektbegehungen und Wohnungsübergaben noch überwiegend handschriftlich protokolliert. Die zunehmende Vernetzung und die Tendenz, dass Verwaltungen immer häufiger überregional, wenn nicht sogar international agieren, erfordern die Optimierung von Arbeitsabläufen durch ihre Digitalisierung. Entsprechend wird auf dem Markt eine Vielfalt an Software und Apps angeboten, die zwar viel versprechen, in der Praxis jedoch schnell scheitern. Worauf kommt es also an bei der Entscheidung für eine wirklich zielführende digitale Lösung?

Übersichtlichkeit und Struktur

Für potenzielle Nutzer einer Applikation sollten Design und Struktur der Benutzeroberfläche erste entscheidende Kriterien sein. Die Benutzeroberfläche lässt erste Rückschlüsse auf die grundlegende Übersichtlichkeit und Strukturierung einer App zu und bietet idealerweise eine intelligente Navigation, die sich an die intuitive Nutzung des Tablets anpasst. Um sicherzustellen, dass man auch bei detaillierter und präziser Dokumentation stets den Überblick behält, eignet sich insbesondere eine fest installierte Fokus-Browserschnittstelle, die das problemlose Springen zwischen den verschiedenen Funktionen ermöglicht, das Scrollen auf dem Tablet vermeidet und den Arbeitsprozess selbsterklärend strukturiert.

Plug & Play?

Vorgefertigte Checklisten sparen Zeit und ermöglichen den schnellen intuitiven Zugang zu einer App, die damit bereits ab der ersten Nutzung voll funktionsfähig ist. Dennoch gilt es zu beachten, dass Voreinstellungen nur dann unterstützend wirken, wenn Elemente intelligent ausgewählt und an die Anforderungen des jeweiligen Arbeitsschrittes angepasst sind: Für die Dokumentation des Zustands einer Tür braucht man andere Attribute als für eine Kochplatte oder ein Fenster. Es sollten also nur jene zur Auswahl stehen, die tatsächlich dem jeweiligen Kontext entsprechen. Wird dies berücksichtigt, wirken sich Voreinstellungen signifikant positiv auf die Strukturierung und Effizienz der Arbeitsabläufe aus. Des Weiteren empfiehlt sich eine Lokalisierungsfunktion, durch die sich Checklisten flexibel an örtliche Vorgaben und Richtlinien anpassen.

Die Flexibilität

Wirkliche Unterstützung bieten Apps, wenn sie flexibel genug sind, die gängige Praxis einer Objektbegehung realistisch abzubilden. Bestenfalls wird die Erfassung und Dokumentation von Kontrollzyklen und Übergaben pro Mieteinheit unterstützt, wobei erstellte Daten als Arbeitsgrundlage für ein neues Dokument hinterlegt werden können, ohne ältere Dokumente zu überschreiben. Dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für jede erneute Inspektion deutlich, sondern bietet auch die Möglichkeit, Mieteinheiten und deren Zustand über lange Zeiträume miteinander zu vergleichen.

Flexibilität zeigt sich aber auch in zwei weiteren Aspekten: Erstens sollte eine App offline arbeiten können und damit unabhängig vom Internetzugang, zweitens sollte die Anpassung an momentane Erfordernisse vor Ort möglich sein – durch manuelle Änderungen der Checklisten-Struktur sowie das Hinzufügen von Elementen aus der Auswahl oder von individuell erstellten, und zwar im Offline-Modus.

Intelligente Weiterverarbeitung von Daten

Sind Daten einmal generiert, sollte eine digitale Lösung sie so verarbeiten, dass sie als Grundlage für folgende Arbeitsprozesse dienen, etwa Reparaturen, Auftragsvergaben und Preiskalkulationen, die bestenfalls bei der Inspektion festgelegt werden und so bereits weiterführende administrative Schritte einleiten. Ein professionelles Tool für Übergaben sollte also nicht nur der reinen Protokollerstellung dienen, sondern insbesondere dazu beitragen, Reparaturen und Aufträge direkt in einem Arbeitsschritt an Handwerker zu delegieren. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, wenn die genutzte App Mängel und erteilte Aufträge automatisch miteinander verknüpft und übersichtlich darstellt.

Protokollqualität und Detailgenauigkeit

Eine professionelle Lösung bietet grundsätzlich die Option, Beschreibungen so genau und detailliert zu verfassen, wie es die Situation erfordert. Treten beispielsweise an einer Tür mehrere Mängel zugleich auf – etwa ein defektes Türschloss und Schäden an der Lackierung –, sollte dies per App unabhängig voneinander dokumentierbar sein, inklusive der dazu hinterlegten Fotos und mit einer finalen Aufstellung aller Mängel.

Nachbearbeitung und zentrale Datenverwaltung

Soll das Protokoll einer per App dokumentierten Objektbegehung auch gleich an den Kunden/Eigentümer/Mieter versandt werden, ist die Funktion einer digitalen Unterschrift unumgänglich. Zumindest aber sollte die Nachbearbeitung des Protokolls im Büro zum Zweck der Ergänzung um nachträglich eingeholte Informationen oder getroffene Absprachen möglich sein. Um geltendem Recht zu entsprechen, ist für solche Änderungen nach Kenntnisnahme eine erneute Gegenzeichnung einzuholen, auf Wunsch ein Ausdruck zu erstellen. Auch dafür sollte eine App gerüstet sein.

Die zentrale Verwaltung der Daten bietet nicht nur die Möglichkeit zur Nachbearbeitung, sondern bestenfalls auch zur Individualisierung von Dokumenten – beispielsweise durch Einfügen von Klauseln, Firmenlogo und Grafiken.

Datensicherung

Zur Sicherung hinterlegter Daten spricht neben der stationären Speicherung auf dem eigenen Server vieles für die Cloud. Die stetige Synchronisation mit einem externen Server beugt dem beim Ausfall elektronischer Geräte drohenden Datenverlust vor und ermöglicht zudem den ortsunabhängigen Zugriff. Server von App-Anbietern sind in der Regel sicherer und besser geschützt gegen nicht autorisierten Zugriff und entsprechen dem europäischen Datenschutzgesetz.

Digitalisierung – ja, aber nicht um jeden Preis

Nicht Veränderungen per se sind das Ziel, sondern tatsächliche Verbesserungen. Ein digitales Übergabe-Protokoll spart in jedem Fall Stift und Papier. Isoliert betrachtet ist es jedoch kein Gewinn. Erst wenn vor Ort erfasste Daten ohne fehleranfällige Medienbrüche auch zentral zur Verfügung stehen, werden Abläufe und Prozesse effizienter. Entscheidend ist also immer, dass digitale Tools sich den gewohnten Arbeitsabläufen anpassen (nicht umgekehrt) und sich in die vorhandene Datenverarbeitung integrieren lassen.

 

 

Durch die weitere Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies gemäß unserer Cookie-Richtlinie zu.